Slik bytter du OTP-leverandør

Et bytte av OTP-leverandør er både en avtaleendring og en dataoverføring. Målet er at alle medlemmer, virkningsdatoer og lønnsgrunnlag blir riktige hos ny leverandør, samtidig som gammel avtale avsluttes kontrollert.

Før oppsigelse

Kontroller eksisterende avtale for binding, oppsigelsesfrist, kostnader, tilleggsdekninger og ansvar for flytting. Lag en signert beslutning som beskriver valgt ordning, ikrafttredelsesdato og hvem som har ansvar for lønn, HR, regnskap, informasjon og leverandørkontakt.

Sammenlign gammel og ny avtale på samme grunnlag. Se når bedriften bør bytte pensjonsleverandør og kostnader før og etter bytte .

Praktisk tidsplan

Fase	Viktigste kontroll
1. Beslutning	Avtale, rolle, pris, personvern og dato er godkjent
2. Datavask	Medlemsliste avstemt mot lønn og arbeidsforhold
3. Oppsett	Integrasjon, tilganger og avviksrutine er testet
4. Flytting	Ny leverandør bekrefter mottak og gyldighet
5. A-melding	Ny pensjonsinnretning rapporteres fra riktig måned
6. Etterkontroll	Første medlemsliste, faktura og hovedbok avstemmes

Skatteetaten sier at ny pensjonsinnretning skal oppgis fra og med måneden den nye avtalen trer i kraft. Oppgi pensjonsinnretningen, ikke en agent som har formidlet avtalen.

Avstem medlemsdata før flytting

For hvert medlem bør arbeidsgiveren kontrollere identifikasjon, arbeidsforhold, start- og sluttdato, stillingsprosent, permisjon, lønnsgrunnlag og medlemsstatus. Uavklarte personer skal ha eier og frist før data overføres.

Ikke send medlemsfil i vanlig e-post. Bruk godkjent kanal og avklar behandlingsgrunnlag, tilgang og sletting.

Informer ansatte tydelig

Forklar hva som endres, når det skjer, hvor ansatte finner informasjon, hvem som håndterer spørsmål og hva de eventuelt må gjøre selv. Unngå avkastningsløfter. Individuelle investeringsvalg og rettigheter må forklares av riktig aktør.

Kontroller første leveranse

Avstem ny medlemsliste mot siste godkjente liste og lønn. Kontroller faktura per medlem, nytt organisasjonsnummer i a-meldingen og at gammel avtale ikke fortsetter å fakturere feil. Dokumenter alle differanser og leverandørens bekreftelse på retting.

Kilder og avgrensning

Skatteetaten om pensjonsinnretning i a-meldingen beskriver rapportering ved leverandørbytte.
Finanstilsynet om forsikringsformidling forklarer kravene til aktører som formidler forsikring.

Flytteprosess, kostnader og rettigheter følger av de konkrete avtalene. Få kvalifisert hjelp ved uklare dekninger eller individuelle forhold.