Med teknologipartner ReAI

Sene guide

Daglig leders sjekkliste for pensjon

Daglig leder trenger ikke utføre hver pensjonsoppgave, men bør vite at OTP-plikten er vurdert, at ansvar er fordelt og at avvik blir lukket. En årlig signatur er ikke nok når ansatte, lønn og permisjoner endres hver måned.

Månedlig kontroll

  1. Nye ansatte er vurdert og meldt inn med riktig virkningsdato.
  2. Ansatte som har sluttet, er meldt ut uten å avslutte for tidlig.
  3. Endringer i lønn, stilling og permisjon er oppdatert i kildesystemet.
  4. Pensjonsinnretningen i a-meldingen er korrekt.
  5. Medlemslisten er avstemt mot aktive arbeidsforhold.
  6. Faktura og pensjonsgrunnlag er avstemt mot lønn og hovedbok.
  7. Avvik har eier, frist, berørte perioder og bekreftet retting.

Kvartalsvis kontroll

  1. Prognosen inkluderer nyansettelser, lønnsendringer og tilleggskostnader.
  2. Tilganger hos pensjonsleverandøren er oppdaterte.
  3. HR, lønn og regnskap bruker samme definisjon av godkjent medlemsliste.

Årlig kontroll

  1. Avtale, sats, dekninger, kostnader og informasjonsbehov er gjennomgått.
  2. Ledelsen har dokumentert konklusjon, tiltak og dato for neste kontroll.

Bruk årlig gjennomgang av pensjonsordningen og pensjon i styrets årsplan for videre oppfølging.

Rapporten ledelsen bør få

MåltallHvorfor det er relevant
Aktive ansatte mot aktive medlemmerSynliggjør manglende inn- eller utmelding
Differanse i pensjonsgrunnlagFanger lønns- og periodiseringsfeil
Åpne avvik og alder på avvikViser om kontrollen faktisk lukkes
Kostnad mot budsjettSkiller bemanningsendring fra feil og pris
LeverandørhendelserSynliggjør drifts- og integrasjonsrisiko

Rapporten skal ikke inneholde flere personopplysninger enn ledelsen trenger. Detaljer håndteres av autoriserte roller gjennom godkjente systemer.

Når kvalifisert hjelp er nødvendig

Innhent konkret hjelp ved tvil om OTP-plikt, utenlandske arbeidstakere, virksomhetsoverdragelse, pensjonsordningens lovlighet, individuelle rettigheter eller produktanbefalinger. Kontroller at en aktør som formidler forsikring, har nødvendig tillatelse eller registrering.

Kilder og avgrensning

Sjekklisten må tilpasses ordningstype, avtale, organisasjon og faktisk arbeidsdeling.