Sene guide
Ny bonuslønnsart: kontroller pensjonsgrunnlaget før utbetaling
En arbeidsliste for å avklare bonusavtale, lønnsart og pensjonsgrunnlag. Skill rapportering fra den konkrete vurderingen av pensjonsavtalen.
En ny bonusordning blir lagt inn i lønnssystemet, men ingen har kontrollert hvordan lønnsarten påvirker grunnlaget som pensjonsleverandøren mottar. Feilen kan gå begge veier: et beløp blir utelatt uten grunnlag, eller noe tas med på en måte som ikke passer avtalen.
Ikke avgjør behandlingen bare ut fra navnet «bonus». Finn frem bonusavtalen, den aktuelle pensjonsordningen og beskrivelsen av lønnsarten. Den konkrete vurderingen må bygge på gjeldende regler og avtalevilkår. Sene gir generell arbeidsgiverinformasjon; individuell pensjonsrådgivning og produktanbefalinger må håndteres av kvalifiserte aktører.
Beskriv utbetalingen før du endrer oppsettet
Noter hva bonusen gjelder, hvem som omfattes, når den utbetales og hvordan den beregnes. Skill utbetalingsdato fra perioden bonusen er knyttet til. Ikke anta at alle disse opplysningene skal rapporteres på samme måte i alle systemer.
| Underlag | Hva som bør avklares |
|---|---|
| Bonusavtale | Beregningsmåte og hvilke forhold utbetalingen gjelder |
| Pensjonsavtale | Hvilket lønnsgrunnlag som gjelder for ordningen |
| Lønnsart | Hva oppsettet faktisk inkluderer og sender videre |
| Leverandørgrunnlag | Om beløpet er mottatt og behandlet som forutsatt |
| Kontroll | Hvem som har godkjent vurderingen og testen |
En standard lønnsart fra en mal er ikke bevis på at oppsettet passer virksomhetens avtale. Be om en konkret avklaring dersom reglene eller vilkårene gir tvil.
Bruk ett fiktivt beløp i testen
Test for eksempel en bonus på 10 000 kroner i et egnet testgrunnlag. Følg beløpet fra lønnslinjen til rapporteringen og leverandørens grunnlag. Før testen må den ansvarlige ha avklart hva det forventede resultatet skal være. Regnestykket er da en kontroll av oppsettet, ikke selve den juridiske vurderingen.
Undersøk også hvordan en feil rettes. En korrigering av lønn er ikke nødvendigvis tilstrekkelig dokumentasjon på at pensjonsleverandøren har fått og behandlet endringen. Avslutt først kontrollen når de relevante leddene er avklart.
Hold personopplysningene i riktige kanaler
Bruk fiktive data i en første demonstrasjon. Ansattlister, fødselsnumre og lønnsfiler skal ikke sendes gjennom et offentlig kontaktskjema eller vanlig e-post som del av en innledende henvendelse.
Les også pensjon og bonus for spørsmålene som bør avklares samlet. Ved en henvendelse til Sene holder det å beskrive bedriften og typen oppsett dere vil gjennomgå. Bruk Skatteetatens veiledning til a-meldingen for rapporteringsspørsmål, og avklar pensjonsgrunnlaget særskilt mot den aktuelle ordningen.
Om innholdet: Sene publiserer generell informasjon, ikke personlige pensjonsråd eller produktanbefalinger. Les hvordan vi arbeider med kilder, kvalitet og rettelser.